IT Bestellwesen – Beschaffung optimal steuern

Monitor defekt, Smartphone Upgrade, neue Software gewünscht – Anfragen der Anwender zu neuen Geräten oder Services binden oft mehr IT-Ressourcen als nötig. Verbessern Sie jetzt das Bestellwesen mit Ihrem helpLine System.

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IT Bestellwesen mit helpLine

Die Bestellung neuer Hardware und Services durch die Anwender ist für die IT oft ein aufwändiger Prozess. Das hat verschiedenste Gründe, allen voran unklare Anfragen der Kunden, langwierige Genehmigungsprozesse oder aufwändige Abstimmungen mit der Einkaufsabteilung.

Zahlreiche Projekte zeigen, wie einfach sich das Bestellwesen mit helpLine verbessern lässt – ohne zuerst die internen Prozesse komplett umkrempeln zu müssen.

Denn mit helpLine können Sie nicht nur ein ITIL-kompatibles Service Portfolio Management implementieren, sondern auch einen eigenen Webshop und bei Bedarf den kompletten Bestellprozess als Workflow realisieren.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte auf, um das Bestellwesen mit helpLine zu optimieren.

Fünf Schritte zum optimalen Bestellwesen mit helpLine:

1. Machen Sie Ihren Usern ein klares Angebot

Mit einem transparenten Angebot Ihrer IT-Produkte und Services kommen Sie vielen Fragen der Anwender zuvor. Dabei hat es sich besonders bewährt, einen Warenkorb von Standardprodukten zu definieren. Den Warenkorb und Ihre gesamten Services verwalten Sie ganz einfach im Rahmen des helpLine Service Portfolio Managements. Dabei können Sie beliebig detaillierte Informationen zu einem Produkt definieren (bis hin zu Auswahlfeldern, um z.B. die nötige Speichergröße einer Festplatte zu definieren).

2. Bieten Sie Self-Service-Optionen im helpLine Portal an

Im helpLine Webshop können Ihre Kunden das gewünschte Produkt – wie ein neues Smartphone oder einen neuen Monitor – dann selbst auswählen und bestellen. Der Webshop ist in das helpLine Portal integriert. Für die Kunden wird das Portal so zur umfassenden Serviceplattform, über das er Anfragen aller Art klären kann. Selbstverständlich lassen sich auch IT-fremde Produkte, z.B. Büromaterial, ohne weiteres im Portal anbieten.

3. Differenzieren Sie Ihr Angebot zielgruppengerecht!

In vielen Unternehmen legen interne Richtlinien fest, welches Produkt für welchen Mitarbeiter bestellbar ist. So haben etwa Grafiker deutlich höhere Anforderungen an ihre Hardware als Mitarbeiter in der Verwaltung. Oft entscheidet auch die Hierarchieebene des Kunden oder der Standort über bestimmte Ausstattungsgegenstände. Ihr Angebot im helpLine Portal können Sie so differenzieren, dass der Nutzer nur Produkte sieht, die für sein Team, seinen Standort und seine Hierarchieebene verfügbar sind.

4. Automatisieren Sie den Genehmigungsprozess

Je schneller und einfacher die Entscheidung über eine Anschaffung fällt, desto besser für Sie, Ihre Kunden und das Unternehmen. Mit helpLine binden Sie Entscheidungsträger komfortabel per Mail oder Webportal ein. Ebenfalls per Mail informiert das System den Anfrager automatisch über den Status, z.B. wenn seine Bestellung IT-seitig bearbeitet ist und auf die finale Genehmigung wartet. Allein dieser kleine Service erfreut den Kunden und erspart der IT viele Anfragen zur Bestellung.

5. Nutzen Sie helpLine Workflows für die Bearbeitung von Bestellungen!

Auch weitere Schritte des Prozesses nach der Genehmigung lassen sich bequem über helpLine steuern. Ist ein bestimmtes Gerät noch auf Lager? Welcher Lieferant ist am günstigsten? Ist vor der Auslieferung an den Endkunden noch ein Service erforderlich, z.B. die Installation unternehmensspezifischer Software? Natürlich können Sie auch die Einkaufsabteilung in den Prozess einbeziehen, so dass alle Schritte in helpLine transparent werden.

Das Ergebnis: Weniger Aufwand in der IT – positives Service-Erlebnis für Ihre Kunden

Egal, ob Sie jeden dieser Schritte durchführen oder nur einen einzelnen Punkt optimieren: Mit Ihrem helpLine System bringen Sie Transparenz und klare Prozesse in das Bestellwesen. So verringern Sie den Aufwand für Bestellungen innerhalb der IT und können gleichzeitig die Prozessqualität für den Kunden steigern.

 

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